MAANPUOLUSTUKSEN KANNATUSSÄÄTIÖN TIETOSUOJASELOSTE
12.8.2025
1. Rekisterinpitäjä
Maanpuolustuksen kannatussäätiö sr
Y-tunnus: 0236142–4
Eteläinen Makasiinikatu 8
00130 Helsinki
2. Rekistereistä vastaava henkilö
Kari Takanen
Maanpuolustuksen kannatussäätiön toimitusjohtaja
Puhelin: + 358 40 580 8943
Sähköposti: karitakanen@hotmail.com
3. Rekistereiden nimet
Maanpuolustuksen kannatussäätiöllä on henkilörekisterit liittyen:
1) Apuraharekisteri – apurahojen hakemiseen, myöntämiseen ja seurantaan
2) Yhteystietorekisteri – yhteistyötahoihin ja heille tiedottamiseen ja muuhun viestintään
Lisäksi ylläpidetään säätiön hallitukseen ja toimihenkilöiden osalta henkilörekisteriä.
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Maanpuolustuksen kannatussäätiö jakaa apurahoja. Apurahojen hakeminen ja myöntäminen edellyttää apurahanhakijoiden ja –saajien henkilötietojen käsittelyä sekä yhteistyötä sidosryhmien kanssa.
Apuraharekisteri
Säätiölle osoitettujen apurahahakemusten rekisteri apurahojen hakemista, apurahapäätösten tekemistä, tilastointia ja tutkimusta varten.
Myönnettyjen apurahojen maksatuksia, maksatusten seurantaa, apurahahakemusten raportointia ja apurahamaksuilmoitusten tekemistä varten viranomaisille sekä tilastointia ja tutkimusta varten.
Yhteystietorekisteri
Säätiön toimintaan liittyen sekä sidosryhmien kanssa yhteydenpitoa varten säätiön toiminnan tarkoituksen mahdollistamiseksi.
Tietojen käsittelyn oikeusperuste edellä mainituissa rekistereissä on oikeutettu etu.
5. Rekistereiden tietosisältö
Apuraharekisteri
Apurahahakijan perustiedot kuten nimi, yhteystiedot ja tehtävä/asema, perustietoja haettavasta apurahasta, apurahan käyttötarkoituksesta ja tyypistä, mahdollisesta työryhmästä, haettavan apurahan määrästä, muusta saadusta tai haetusta rahoituksesta samaan tarkoitukseen ja mahdollisten suosittelijoiden tiedot. Lisäksi hakijan lähettämät apurahahakemuksen liitteet, hakevan yhteisön tarkoitus ja säännöt, tilinpäätös- ja vuosikertomukset, hankkeen työsuunnitelmat, hakijan tutkintotodistukset ja ansioluettelot/CV.
Myönnetyistä apurahoista rekisterin tietosisältöön lisätään apurahansaajan henkilötunnus, tai yhteisön y-tunnus, pankkiyhteystiedot, apurahan myöntöpäivä ja summa ja mahdolliset muut apurahan maksatustiedot.
Yhteystietorekisteri
Yhteystietorekisteriin tallennetaan henkilön perustiedot, kuten nimi, ammattinimike, organisaatio, sähköpostiosoite, joissakin tapauksissa myös kotikunta, postiosoite ja puhelinnumero ja lisäksi mahdollinen yhteydenottokielto.
Eri tilaisuuksien ja tapahtumien osallistujaluetteloissa ylläpidetään henkilön perustietoja, kuten nimi, ammattinimike, organisaatio, sähköpostiosoite, joissakin tapauksissa myös postiosoite ja puhelinnumero. Ilmoittautumisen yhteydessä pyydetään lupa jakaa tiedot muiden osallistujien tai ilmoittautuneiden kesken, mikäli tapahtuman luonne sitä puoltaa. Rekisteriin voidaan henkilön omasta pyynnöstä kirjata tietoja, kuten erikoisruokavalio.
Säätiön hallituksen jäsenistä ja toimihenkilöistä tallennetaan ensimmäisen kohdan tietojen lisäksi henkilötunnukset, pankkiyhteys- ja verokorttitiedot korvausten maksatuksia varten.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Apuraharekisteri
Tiedot saadaan apurahanhakijoilta ja -saajilta heidän oman ilmoituksensa perusteella säätiön käyttämän Datalink apurahajärjestelmän kautta, sähköpostitse ja postitse. Säätiön ulkopuolisen lausunnonantajan/suosittelijan tiedot saadaan apurahanhakijan pyynnöstä lausunnonantajalta apurahajärjestelmän kautta. Säätiön itse pyytämät lausunnot apurahahakemuksiin liittyen tallennetaan erillisenä ylläpidettävään tiedostoon.
Yhteystietorekisteri
Maanpuolustuksen kannatussäätiön ulkopuolisiin sidosryhmiin kuuluvien henkilöiden tiedot on saatu julkisista lähteistä, kuten yhteisöjen verkkosivuilta tai henkilöiltä itseltään.
Säätiön hallituksen ja muiden säätiön toimintaan vaikuttavien tahojen henkilötiedot saadaan rekisteriin Maanpuolustuksen kannatussäätiön hallituksen jäseniltä, toimihenkilöiltä ja yhteistoimintatahoilta itseltään.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Apuraharekisteri
Apurahahakemuksia käsittelevät Maanpuolustuksen kannatussäätiön apurahaprosessiin osallistuvan henkilöstön lisäksi toisinaan ulkopuoliset apurahahakemusten asiantuntija-arvioijat. Asiantuntija-arvioijilla ei ole pääsyä henkilötunnukseen tai yhteystietoihin. Arvioijilla on pääsy nimettyihin hakemuksiin, jotka säätiö heille toimittaa arviointia varten.
Apurahanhakijoiden tietoja voidaan tarvittaessa vaihtaa toisen säätiön tai rahoittajatahon kanssa rahoituksen kokonaistason varmistamiseksi ja päällekkäisten myöntöjen välttämiseksi.
Tietoja myönnetyistä apurahoja julkaistaan Maanpuolustuksen kannatussäätiön kotisivuilla. Kaikki vuosittain myönnetyt apurahat ilmenevät säätiön toiminta- ja vuosikertomuksesta.
Maksetut apurahat ilmoitetaan verohallinnolle ja Melaan (Maatalousyrittäjien eläkelaitos), joka hoitaa apurahansaajien MYEL-vakuuttamista säätiön käyttämän tilitoimiston toimesta (Aallon Oy). Tietoja voidaan salassapitosopimuksella luovuttaa muun muassa vaikuttavuusarvioinnin tai muun tutkimuksen tekoon.
Yhteystietorekisteri
Tietoja ei luovuteta Maanpuolustuksen kannatussäätiön henkilöstön ulkopuolelle.
Säätiön hallituksen ja toimihenkilöiden tietoja luovutetaan tarvittavilta osiltaan tilitoimistolle ja säätiön tietojärjestelmiä ylläpitäville tahoille ja näille tahoille vain välttämättömin osin.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
9. Rekistereiden suojauksen periaatteet
Henkilötietoja tallennetaan sekä sähköisiin tietokantoihin että manuaalisesti ylläpidettäviin aineistoihin.
Sähköisesti käsiteltävät tietokannat on suojattu palomuurein, salasanoin ja muilla tietoturvan toimialalla yleisesti hyväksyttävin teknisin tiedoin eri palveluntarjoajien toimenpitein.
Manuaalisesti ylläpidettävät ja käsiteltävät aineistot sijaitsevat lukitussa tilassa, johon on asiattomilta pääsy estetty. Henkilötietoihin pääsevät käsiksi ainoastaan ne erikseen määritellyt henkilöt, joiden tehtävien hoitaminen edellyttää rekisteriin tallennettujen tietojen käsittelyä. Henkilöillä on tietoihin pääsyyn liittyvät henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.
Kerättyjä tietoja säilytetään niin kauan, kun niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, johon ne on kerätty. Lisäksi tietoja voidaan säilyttää säätiön historiatietoja varten.
Apuraharekisteri
Pääsy apuraharekisteriin on vain nimetyillä henkilöillä, ja pääsyyn vaaditaan käyttäjätunnus ja salasana. Palvelimet, joilla rekisteri on, ovat ulkopuolisen palveluntarjoajan ylläpitämiä (Datalink Oy). Palveluntarjoaja vastaa järjestelmien ja niissä olevien tietojen suojauksesta. Osa rekisterin tiedoista tulostetaan arviointityötä ja säätiön hallituksen kokouksia varten. Aineisto tuhotaan apurahakäsittelyn jälkeen.
Postitse vastaanotetut apurahahakemukset tuhotaan hakemusten käsittelyn jälkeen.
Yhteystietorekisteri
Pääsy manuaalisesti ylläpidettävään rekisteriin on nimetyillä henkilöillä.
10. Tietojen säilytysaika
Apuraharekisteri
Tiedot apurahahakemuksista säilytetään säätiön apurahojen Datalink-hakujärjestelmässä, vähintään 10 vuotta. Pysyvästi Maanpuolustuksen kannatussäätiön hallituksen kokousmateriaalien liitteenä säilytetään hakijan nimi/hakijataho, apurahan tarkoitus ja myönnetty summa. Postitse vastaanotetut apurahahakemukset tuhotaan hakemusten käsittelyn jälkeen.
Tilinumero ja henkilötunnus poistetaan, kun lainsäädännön asettamat määräajat kirjanpitoaineiston säilyttämiselle täyttyvät.
Yhteystietorekisteri
Tiedot säilytetään toistaiseksi, kunnes niitä ei tarvita esimerkiksi henkilön vaihtaessa toimipaikkaa tai muuten siirtyessä ammatillisesti toisiin tehtäviin, jotka eivät ole säätiön toiminnalle läheisiä.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoonsa se, mitä hänestä on rekisteröity Maanpuolustuksen kannatussäätiössä lukuun ottamatta luottamuksellisia asiantuntijoiden ja ulkopuolisten lausunnonantajien arvioita hakijasta. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan tai poistamaan henkilötietojaan, ja hän voi kieltää henkilötietojensa käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tai muuten vastustaa käsittelyä. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli hän katsoo, ettei hänen henkilötietojensa käsittely ole ollut lainmukaista. Kaikki tässä mainitut pyynnöt tulee toimittaa säätiön rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.
12. Muutokset tietosuojaselosteeseen
Rekisterinpitäjä voi muuttaa tietosuojaselostetta lainsäädännön muutoksiin liittyen sekä muutoin tarpeellisin osin. Maanpuolustuksen kannatussäätiön muuttaessa tietosuojaselostetta ilmoitus julkaistaan säätiön kotisivuilla.